Quoi que je fasse, j’ai une tendance à générer du chaos et mon espace finit vite en bordel. Ma cuisine, mon ordinateur, la chaise où je pose mes habits…

Organiser ma vie n’est pas mon fort de base, tout comme la gestion du temps. Pourtant, c’est un sujet qui me fascine depuis des années.

Je côtoie plusieurs aficionados de la gestion du temps et de l’organisation depuis plus d’une décennie. J’ai pris le meilleur de ce qu’ils m’ont partagé et je l’ai adapté à la vie réelle des gens comme moi qui galèrent avec la structure.

Tu es un humain qui veut organiser sa vie ? T as envie de mettre en œuvre un système d’organisation mais tu ne sais pas comment faire ?

Tu es au bon endroit, déroule pour la suite !

Pourquoi un système pour organiser sa vie ?

Imagine un monde où tout ce qui t’arrive est de la pluie. A l’époque, c’était une petite bruine avec une vie simple. Pas de smartphone, pas de tiktok ni de youtube, pas d’internet, pas de séries, très peu de film…

2025 est l’équivalent d’une averse où il pleut des cordes : des milliers de contenus, des notifications dans tous les sens, des amis aux 4 coins du monde, des projets perso et pros qui se mélangent…

Tu te retrouves submergé entre les sollicitations extérieures, ton métier, tes enfants, tes clients, tes loisirs, les contenus que tu consommes, tes propres pensées et tu finis par te noyer (ou te cramer) …

Organiser sa vie devient indispensable pour canaliser cette eau et éviter le sombre destin du Titanic, a fortiori quand tu es entrepreneur.

Le système d’organisation est un véritable soutien qui peut faire économiser énormément de ressources : temps, stress, argent.

Avant de t’en dire plus, j’aimerais te parler de ce couple toujours en conflit.

Lui essaie de mettre les affaires dans des boîtes, trier par ordre alphanumérique et il est toujours en train de ranger derrière elle. Elle met le souk dans toute son organisation. Elle oublie de ranger, elle laisse traîner les assiettes dans l’évier.

Ce couple, tu le connais bien : c’est Ordre et Chaos. On a tous ces deux forces à l’intérieur de nous : ça fait partie des lois de la vie.

On vit dans un monde chaotique, où l’entropie règne en maître : l’univers s’expanse, les séismes, les cyclones, les guerres, nous montrent que ça fait partie de la vie.

Pourtant, ce chaos apparent est quand même vachement bien organisé. Après une coulée de lave les abords du volcan sont extrêmement fertiles, les catastrophes créent du soutien et un élan spontané de reconstruction. Même la personne la plus bordélique finit par ranger sa maison quand ça devient trop. Dans une musique qui paraît anarchique, il y a toujours un rythme qui permet de rendre possible ce chaos apparent. Nos vies chaotiques sont aussi rythmées par des habitudes.

Même si nous avons tous Ordre et Chaos en nous, certains sont plus marqués par l’un que par l’autre ! Cela dépend aussi des domaines : certains sont hyper-carrés dans leur travail et bordéliques à la maison, pour d’autres c’est le contraire.

La vie tendant au chaos, avoir un système d’organisation qui tienne la route est vraiment aidant.

En tout cas, pour moi qui suis bordélique au possible avec 150 contenus en attente de création, des dizaines de livres en préparation et autant de contenus en attente de lecture, sans compter mes dizaines de projets farfelus (faire du fromage, élever des poulets, faire mon NAS moi-même,…). Ca m’aide beaucoup !

Avant de te dire tout ce sur quoi ça m’aide, c’est quoi exactement un système d’organisation ?

Le système d’organisation est un cadre qui permet d’avancer avec clarté, sérénité et efficience sur ce qui est important pour moi. Il permet de tout centraliser en un endroit, avec une structure claire et d’éviter le bordel : avoir des post-it partout, des feuilles volantes, perdre des mots de passe, perdre des documents, oublier des échéances, perdre de vue les priorités…

Mon système d’organisation m’aide à :

• Créer un article par semaine depuis 2021
• Faire une vidéo par semaine depuis plus d’un an
• Retrouver n’importe quel fichier (facture, document…) sur mon ordinateur en moins de 5 secondes
• Retrouver le lien de n’importe quel article parmi les 200 de mon site en moins de 3 secondes
• Retrouver en moins de 10 secondes quand a été fait le contrôle technique, quand je dois remplacer les filtres de mon osmoseur, quand on a acheté du bois pour la maison…
• Suivre tous mes projets sans m’y perdre : création de contenu, apprentissage, loisirs, couple, autonomie, entretien de la maison…

Bref, ça m’économise énormément de temps de recherche, de temps de rangement, ça diminue mon niveau de stress.

J’ai récemment clarifié pourquoi c’est important pour moi d’avoir un système d’organisation. Voici ce qui est sorti :

• Prendre soin de mes besoins
• Diminuer l’errance sur les écrans
• Aligner ma gestion du temps avec mes objectifs long terme
• Soutenir mon processus de création (articles, vidéos, livres)
• Ne rien oublier d’important ! (taxes, rdv, relances, échéances)
• Soutenir mon apprentissage (connaissances, piano)
• Faciliter mon suivi client

À ton tour ! Pourquoi veux-tu un système d’organisation ? En quoi ça va t’aider dans ta vie quotidienne, dans tes projets ?

Si ce n’est pas clair pour toi parce que tu te sens confus dans ton activité ou ta reconversion vers l’entrepreneuriat, jette un œil par ici.

Avant de sauter sur les méthodes (pomodoro, matrice d’eisenhower, bullet journal, kanban…), il FAUT passer par les principes et par le système. Sinon, tu vas sauter de méthode en méthode en répétant les mêmes problèmes à chaque fois.

Les principes fondamentaux pour organiser sa vie avec un système

Comme tout dans la vie, un système d’organisation est basé sur des principes intemporels. Il y a les principes objectifs du système d’organisation et les principes subjectifs relatifs à moi et ma vision de la vie.

Voici mes principes personnels pour organiser ma vie :

• Le système est au service de ma vie et non le contraire
• Le système s’adapte à ma personnalité
• Le système doit être satisfaisant à utiliser
• Le système doit être simple d’entretien
• Le système doit être le plus low tech possible (accessible sans internet et pas dépendant d’une app en particulier)

La plupart de ces principes sont liés au fait que je ne suis pas structuré de base (je ne suis pas ST ni NT en MBTI, ni centre mental préféré en ennéagramme, alors que les systèmes d’organisation sont souvent faits par eux et pour eux). J’ai dû tenir compte de mon fonctionnement pour avoir un système qui tienne la route sinon je serais devenu fou… Et ça a tellement bien marché que même ma compagne, qui a une personnalité ayant énormément de mal à la structure, l’a mis en place et s’y tient.

Maintenant le système d’organisation a par nature des principes :

• Il doit gérer la notion de temporalité et d’information.
• Il doit inclure le cycle naturel d’un projet (cf la matrice EPIC)
• Il doit prendre en compte tous nos projets

Personnellement j’ai utilisé le système d’un ami qui s’appelle SYSTOR et qui me convient très bien depuis 2020. C’est simple et efficace.

SYSTOR c’est 3 éléments :

• Système de stockage de l’information : répond à la question OÙ
• Système de prise de note : répond à la question COMMENT
• Index projets : répond à la question QUAND
• Agenda : répond à la question COMBIEN DE TEMPS

Dans les grandes lignes, voici comment ça fonctionne :

1. Créer la base d’organisation avec 10 dossiers et 30 sous-dossiers maximum pour couvrir l’intégralité de ta vie. Prends une app de mindmap et liste TOUT ce que tu as dans ta vie en ce moment. Par exemple pour moi : aller à la salle de sport, jouer du piano, écrire des articles, coacher mes clients, donner à manger aux poules, payer l’URSSAF, passer le contrôle technique de la voiture… Tout ce qui est important pour moi doit figurer dedans. Mets en place ta base d’organisation dans ton ordinateur (ou sur papier si t’es à l’ancienne). Moi j’ai tout mis sur Dropbox pour le stockage de fichiers et sur Obsidian pour la gestion de l’information. La base d’organisation répond à la question “OÙ”
2. Créer mon système de prise de notes avec les fiches projets en lien avec les objectifs du moment. Une fiche = un projet. Donc j’en ai une pour le piano, une pour le sport, une pour chaque article, une pour chaque client… Pour reprendre l’exemple ci-dessus. Chaque note respecte la nomenclature définie au début. Ainsi, un article sera toujours nommé “204 Nom de l’article” chez moi puisque 204 est mon dossier de création de contenu. La fiche projet répond à la question “COMMENT”.
3. Créer l’index des fiches projets : pour chaque projet, il y a une prochaine action. Mon prochain cours de piano, ma prochaine séance de sport, mon prochain article… J’utilise une app (de todolist par exemple) dans laquelle j’indique la prochaine action du projet + la date. Cet index répond à la question “QUAND”
4. Créer ton agenda : la prochaine action de ton projet a un espace-temps alloué sur l’agenda. Il répond la question “COMBIEN DE TEMPS”

Ca paraît un gros morceau comme ça, mais si tu fais étape par étape, ça se fait très bien. Un système d’organisation est mis en place en quelques heures et facilite ta vie pour… le reste de ta vie.

Les méthodes d’organisation et de gestion du temps

Les méthodes d’organisation et de gestion du temps vont se connecter au système d’organisation selon tes préférences et ta personnalité.

Personnellement j’utilise SURTOUT :

• La méthode Zen to done : c’est un ensemble d’habitudes résumées par Léo Babauta, gourou de la productivité minimaliste. Ca consiste en 5 habitudes pour compléter ce que j’ai dit plus haut et le rendre actionnable au quotidien dans le flux de la vie :
  • Collecter : avoir un inbox où entre l’information. Pour moi, un dossier nommé “0 INBOX” sur Dropbox pour tous les fichiers téléchargés (livres, PDF, images, musiques, vidéos…) et une note Obsidian qui s’appelle aussi “inbox” pour toutes les notes qui rentrent (une idée, une personne à appeler, une tâche…)
  • Traiter : vider les points de collecte avant que ça ne déborde et trier en fonction de la finalité.
    • Une vidéo de contenu -> Dans ma base d’organisation sur Dropbox
    • Une tâche -> Dans la fiche projet associée
  • Planifier : lors du bilan hebdomadaire, décider les tâches importantes de la semaine à venir et les caler dans l’agenda.
  • Faire : c’est juste le moment de faire. On est en mode archétype Guerrier donc focus, zéro notification, mode avion… et tout ce qui t’aide à te concentrer.
  • Bilanter : chaque semaine, faire un bilan (même bref) pour revenir sur sur ce qui s’est passé, comment je me suis senti, les difficultés…
• La méthode Pomodoro : c’est mon aide la plus précieuse lorsque je passe concrètement à l’action. Ca m’aide à rester focalisé sur ce que je suis en train de faire et pas partir dans tous les sens. J’ouvre mon app “session”, j’indique la durée de mon pomodoro, j’indique ce que je vais faire et je lance le minuteur. Souvent je dépasse parce que je suis happé par ce que je fais, mais ça me donne une limite ! Ensuite je prends une pause, je vais couper du bois, faire quelques mouvements pour prendre soin de mon corps ou de ma posture, boire un coup… Et je reprends.
• La méthode Kanban : elle m’aide beaucoup pour gérer mes contenus (vidéos et articles), ça me permet de savoir quel contenu est à quel stade de création. Comme tu as vu que j’étais bordélique, j’ai toujours des dizaines et des dizaines de contenus en parallèle donc c’est hyper-aidant pour moi. Je gère ça directement dans ma base d’organisation, dans Obsidian, avec le plugin “tasks”.

Les outils d’organisation et gestion du temps

Il y a des centaines d’outils, a fortiori dès que ça touche à l’organisation. Moi j’aime quand c’est simple et que ça marche. Avec les années, j’ai trouvé des outils que je kiffe et qui m’aident énormément. Voici ma liste (je suis sur Mac) :

• Obsidian : pour prendre des notes. Gratuit et en local !
• Dropbox : pour le stockage.
• Cold turkey blocker : pour me protéger des réseaux sociaux et stopper mon ordinateur tous les soirs automatiquement à 22h. C’est le meilleur allié de la dopamine détox !
• Session : pour le pomodoro.
• Goodtask : pour l’index de fiches projets
• Reader : pour centraliser tous les articles, livres à lire, vidéos à regarder
• Mindnode : pour faire les mindmaps, dont celle de la base d’organisation

Pour créer ton système d’organisation, tu as juste besoin de :

• Une app pour les notes de ta base d’organisation : Obsidian, Evernote, Onenote, notion, workflowy… La plus légère, locale, gratuite c’est Obsidian, mon chouchou.
• Un espace pour le stockage de ta base d’organisation : ton ordinateur fait l’affaire, sinon un cloud.
• Une app pour l’index de projets : Onenote, plugin tasks sur Obsidian,
• Un agenda pour… ton agenda : papier, agenda Apple, google agenda…

Passer à l’action pour mettre en place ton système d’organisation

Tu as maintenant tous les éléments principaux pour mettre en place un système d’organisation avec mon exemple personnel.

Voici les étapes que je te recommande :

• Ecris ton POURQUOI : tout ce qui est important pour toi et où un système pourra te soutenir
• Définis tes principes personnels pour que ton système se moule sur toi, ta personnalité et ton fonctionnement le plus possible
• Crée ta base d’organisation sur une mindmap en partant de tout ce que tu fais déjà et déduis-en 10 catégories (max) et 30 sous-catégories (max)
• Décide des outils numériques que tu vas utiliser pour ce faire. Mon conseil : choisis du gratuit, local et minimaliste. Tu auras le loisir de complexifier plus tard si ça t’amuse avec des usines à gaz comme Notion.
• Intègre ta base d’organisation nouvellement clarifiée dans une app de prise de notes et sur l’arborescence de ton ordinateur, en pensant à ajouter un INBOX pour les flux entrants.
• Crée tes premières fiches projets sur ton app de prise de notes.
• Utilise ton système d’organisation dès aujourd’hui et commence à t’y habituer pour tout ce que tu fais !
• Entretiens-le au moins un fois par semaine : vider les inbox, ranger au bon endroit l’info pour la retrouver facilement, planifier la semaine suivante…

Maintenant c’est à toi de jouer ! Garde à l’esprit que ça fait 5 ans que j’ai créé le mien et que je mets en place des améliorations régulièrement, dès que je vois de la friction. La première année j’étais sur une app très lente, uniquement en ligne qui posait plein de problèmes. La migration vers Obsidian m’a énormément aidé. Régulièrement je retombe dans mes travers et je perds mes informations (je ne sais plus où j’ai rangé telle idée d’article), quand je m’en rends compte je remets de l’ordre : bref, c’est la vie !

Mieux vaut un système d’organisation imparfait qu’on utilise qu’un système d’organisation magnifique qu’on utilise pas, voire pas de système du tout !